Le contact téléphonique, ça se prépare !

Dans la demande que vous avez adressée au lieu de stage vous annoncez une proche prise de contact et de rendez-vous. Cet engagement doit être respecté.
L’objectif ? Obtenir un rendez-vous (IRL ou en ligne). Vous avez fait parvenir une demande de stage et souhaitez maintenant obtenir un rendez-vous pour discuter du stage de vive voix lors d’une rencontre sur le lieu de stage ou en vidéo (en vue de limiter les risques sanitaires, n’hésitez pas à proposer cette option).
Effectuer un appel téléphonique peut sembler simple et banal. Afin de convaincre et d’atteindre votre objectif, il faut préparer cet appel. Voici quelques conseils et règles à respecter.

AVANT l’appel

Vérifiez que vous disposez de suffisamment de crédits d’appel avant de commencer.
Aménagez-vous des conditions adéquates :
> installez-vous au calme, dans une position de travail confortable ;
> munissez-vous d’un stylo, d’un bloc-notes et surtout de votre agenda ;
> ayez sous les yeux la demande que vous avez envoyée et votre CV ainsi qu’un mémo reprenant les points essentiels de votre demande.

DÉTENDEZ-VOUS
Il est tout à fait normal de ressentir un peu de stress avant de composer le numéro. N’hésitez pas à respirer à fond. Il vaut mieux consacrer quelques minutes à vous détendre plutôt que de bredouiller lors de l’appel.

CRÉEZ UN ARGUMENTAIRE
Ayez de l’assurance et soyez clair dans vos propos, c’est la règle principale au téléphone. Préparez un argumentaire pour ne pas vous laisser surprendre. Ayez bien en tête (et sur papier) :

• la référence du mail que vous avez envoyé,
• les raisons qui vous poussent à présenter votre demande auprès de cette entreprise ou de cette association,
• le but de votre appel : obtenir un rendez-vous afin de débattre de votre parcours, de votre projet de stage et de vos motivations de vive voix lors d’une rencontre.

Pensez à activer plusieurs pistes afin de rebondir au plus vite. Lancer plusieurs pistes demande de pouvoir les gérer…

PRÉPAREZ-VOUS AUX DIFFÉRENTES SITUATIONS QUI PEUVENT SE PRÉSENTER
Il n’est pas certain que vous tombiez directement sur la personne à qui vous avez adressé votre demande. Ce sera peut-être une secrétaire qui fera barrage ou un collaborateur qui ne sera pas au courant de votre demande et à qui vous devrez la réexpliquer. Si la personne que vous souhaitez contacter n’est pas disponible, demandez quels sont les moments opportuns pour la contacter ? Refusez poliment si on vous propose que cette personne vous recontacte elle-même : vous êtes étudiant à temps plein, et de ce fait, vous n’êtes pas suffisamment « accessible ». Votre éventuel futur maître de stage ne fera pas 10 tentatives pour vous joindre. Pensez néanmoins à professionnaliser votre messagerie vocale !

Travaillez votre voix, répétez ou enregistrez-vous, vous découvrirez plus facilement vos erreurs et tics de langage. Souriez, cela s’entend clairement dans la voix et révèle le signe d’une assurance de soi et d’un réel enthousiasme. Fumer ou chiquer s’entend aussi !

PENDANT l’appel

ÉVITEZ à tout prix de vous laisser entraîner dans un jeu de questions-réponses par téléphone, et n’hésitez pas à dire que vous seriez plus à l’aise si vous pouviez poursuivre la conversation lors d’un entretien.

NOTEZ directement le téléphone de la société ou de votre maître de stage dans votre agenda, à côté de l’heure du rendez-vous. Si par malchance, vous deviez être en retard, prévenez immédiatement la personne, et n’attendez pas l’heure précise du rendez-vous pour la contacter.

Après…

N’ATTENDEZ PAS QUE L’ON VOUS RAPPELLE !
Ne restez pas dans l’expectative, ne craignez pas un refus. Le temps qui passe sans avoir obtenu de réponse claire est synonyme de temps perdu pour trouver un stage. Attendre équivaut à risquer de ne pas avoir de stage. N’oubliez pas que vous êtes pleinement acteur et responsable de votre parcours. Appelez et faites en sorte que les choses avancent !